Avec PureFees, Patrimoine Dundee® simplifie son processus de frais, réduisant temps supplémentaire et dépenses
Objectif du projet
La société Patrimoine Dundee reconnaissait que son processus de traitement des frais avait besoin d'évoluer. Son système de calcul des frais complexe, rigide et exigent pour son personnel devenait de plus en plus difficile à gérer. Pour Patrimoine Dundee, il n'était pas seulement encombrant au point de vue des coûts administratifs grandissants, mais la gestion de cette entreprise ne disposait que d'un choix limité de rapports avec lesquels elle pouvait rester informée. Il tardait aussi à l'équipe de vente de Patrimoine Dundee d'appliquer de nouveaux types de frais, qui se baseraient sur les négociations et les transactions : Des fonctions que leur système était incapable de supporter.
Conçu à l'origine à partir de deux systèmes distincts (l'un pour la gestion de portefeuilles pour des sociétés, l'autre pour la facturation à l'interne), le processus de tarificatoin nécessitait un remaniement d'ampleur pour les réconcilier. Cela exigeait de plus en plus de temps du personnel administratif pour pallier les carences de ce système.
L'équipe administrative se démenait comme elle le pouvait pour rester au rythme des frais qu'elle prélevait. Il était évident que la technologie qu'utilisait Patrimoine Dundee restreignait ses décisions commerciales et limitait son potentiel de croissance.
En 2008, Patrimoine Dundee a décidé d'agir. Sa direction a pris de grandes mesures pour rationaliser et simplifier ses processus. Les solutions financières PureFacts furent retenues pour conduire Patrimoine Dundee vers une plate-forme de calcul des frais souple et moderne.
Solution envisagée
L'équipe pluridisciplinaire de PureFacts a travaillé de près avec Patrimoine Dundee pour acheminer ce projet de l'analyse, à l'automatisation et enfin au déploiement.
Tout d'abord, les analystes PureFacts de la gestion des systèmes ont travaillé avec l'équipe de direction de Patrimoine Dundee pour reconcevoir le processus de tarification. Dans le souci d'optimiser et de simplifier ce processus, certaines consignes et conditions spéciales qui n'avaient pas été enregistrées auparavant, furent analysées et répertoriées pour préparer la phase d'automatisation.
L'analyse d'entreprise identifia des erreurs et des incohérences de données comme l'un des grands enjeux, et la source principale d'inefficiences et des frustrations.
La solution de PureFacts consolida les données en une seule base de données avec des alimentations automatiques, la conservant ainsi exacte et à jour. Cela réduit le traitement manuel des données et permit l'analyse sophistiquée des données, essentielle aux rapports de gestion.
Pour finir, PureFacts configura et déploya le module PureFees comme nouveau moteur de calcul des frais pour Patrimoine Dundee. PureFees est une plate-forme éprouvée et robuste, dotée d'une souplesse inégalée dans l'industrie, qui automatise le flux de travail, systématise les consignes et les exceptions, et élimine la nécessité du traitement manuel de l'information. PureFees n'est pas seulement capable de supporter toute une gamme de méthodologies modernes de calculs de tarification et types de frais, mais elle fournit aussi des rapports exhaustifs à leur sujet.
Avantages clés
Aujourd'hui, Patrimoine Dundee profite des avantages que lui confère une plate-forme souple et moderne pour calculer ses frais, et a rendu tout le processus – de l'installation initiale jusqu'à l'affichage – bien plus clair et homogène. Le nombre des barèmes tarifaires que cette firme utilisait a été réduit de plus de 95%, tout en continuant à permettre aux conseillers de négocier les frais avec chacun de leurs clients (dans des paramètres définis). Des rapports normalisés de conseillers figurent maintenant sur un site interne, auquel chaque conseiller individuel peut accéder à tout moment, éliminant ainsi un fardeau administratif supplémentaire.
Les dépenses ont été substantiellement réduites suite à la mise en opération du nouveau système, essentiellement grâce à l'élimination des heures supplémentaires du personnel administratif.
Le taux de risque de cette firme a aussi été réduit par la systématisation des consignes d'entreprise (et les exceptions), un rapprochement comptable amélioré, une sécurité accrue, l'automatisation des vérifications à rebours et l'élimination catégorique de nombreuses sources d'erreurs potentielles.
Patrimoine Dundee a également pu se servir du logiciel PureFees pour augmenter son revenu avec la mise en œuvre de Trade Fees, un ensemble de consignes d'entreprise complexes qui ne pouvaient pas être supportées par les anciens systèmes.
Pourquoi PureFacts?
PureFacts met à profit une combinaison unique d'expérience de l'industrie financière, de compétences dans les processus d'entreprise et de connaissances techniques poussées, ce qui lui permet de concevoir et metter en place un système robuste et souple. PureFacts a aussi prodigué des conseils à Patrimoine Dundee sur les meilleures pratiques actuelles. Le module régulier du logiciel PureFees s'est avéré être une plate-forme excellente pour ce projet, procurant une fonctionnalité exhaustive, réduisant les risques de mise en vigueur et améliorant la maintenabilité à long terme.
Projets pour l'avenir
Depuis cette mise en œuvre réussie, PureFacts et Patrimoine Dundee ont entrepris plusieurs autres projets ensemble, augmentant d'autant plus l'efficience opérationnelle du client. Outre PureFees, Patrimoine Dundee se sert maintenant du logiciel PureFacts pour générer les relevés de ses clients. De plus, Goodman Private Wealth (une filiale de gestion de placements de Patrimoine Dundee) a mis tous les produits de la gamme de PureFacts Wealth Management Suite en opération.
Aperçu du client
Patrimoine Dundee est une société indépendante de gestion de patrimoine appartenant à des intérêts canadiens. Établie à Toronto, au Canada, elle emploie, en comptant les effectifs de ses partenaires et filiales, plus de 1 200 personnes en Amérique du Nord et en Europe. Patrimoine Dundee est cotée à la Bourse de Toronto sous le symbole DW.
Patrimoine Dundee procure des solutions ainsi que des services à des conseillers, institutions, sociétés et fondations. Elle exerce ses activités dans les trois domaines suivants : gestion de placements, marchés et conseils financiers.
Patrimoine Dundee est une marque de commerce de Dundee Corporation, que Patrimoine Dundee Inc. utilise en vertu d'une licence.
« Depuis que nous avons mis PureFees en oeuvre, notre processus de calcul des frais est bien plus clair et homogène. Nous avons été en mesure d'éliminer beaucoup d'heures supplémentaires pour notre équipe administrative tous les mois. Une économie des coûts fantastique et une relance du moral. »
Michaelene O'Malley
Directrice - Services de gestion des placements
Patrimoine Dundee